Datenschutzerklärung

1. Überblick: Terminy in zwei Rollen

Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) sind wir für die Daten, die bei uns selbst anfallen: Besuch dieser Website, Cookies, Anfragen über das Testformular, Konten von Salon-Inhaberinnen und -Inhabern (Administratorkonten) sowie Vertrags- und Abrechnungsdaten.

Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) sind wir für die Daten der Kundinnen und Kunden der Salons, die unsere Plattform nutzen — etwa Terminbuchungen, digitale Kundenkarten und Chat-Nachrichten über WhatsApp oder Instagram. Verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Salon; wir verarbeiten sie ausschließlich nach dessen Weisung als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Sind Sie Kundin oder Kunde eines Salons, wenden Sie sich mit Fragen zu Ihren Daten bitte zuerst an den Salon. Sie können sich jederzeit auch an uns wenden (info@terminy.net) — wir leiten Ihr Anliegen an den Salon weiter und unterstützen bei der Umsetzung.

2. Verantwortlicher

Unternehmen

Terminy

Datenschutz-Anfragen

info@terminy.net

Allgemeiner Kontakt

info@terminy.net

Weitere Angaben zum Unternehmen finden Sie im Impressum.

3. Hosting und Infrastruktur

Website und Plattform werden auf Google Cloud / Firebase betrieben. Vertragspartner ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir haben die Speicherorte bewusst in der Europäischen Union gewählt:

• Datenbank (Cloud Firestore): Multi-Region Europa (eur3)
• Server-Funktionen (Cloud Functions): Frankfurt am Main (europe-west3)
• Dateispeicher (Cloud Storage): Region Europa
• Server-Rendering der Website (Cloud Run): Belgien (europe-west1); statische Inhalte werden über das weltweite Content-Delivery-Netzwerk von Firebase Hosting ausgeliefert
• Anmeldung und Benutzerverwaltung (Google Cloud Identity Platform / Firebase Authentication)

Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) in Server-Protokollen verarbeitet, um die Seite auszuliefern und die Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Protokolle werden in der Regel nach spätestens 30 Tagen gelöscht und nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, USA, stellt die DNS-Auflösung für terminy.net bereit und dient als Content-Delivery-Netzwerk und Schutz vor Angriffen für die Salon-Anwendungen unter Subdomains von terminy.net sowie unter eigenen Domains der Salons; diese Website selbst wird nicht über Cloudflare ausgeliefert. Beim Aufruf der Salon-Anwendungen verarbeitet Cloudflare IP-Adressen und technische Verbindungsdaten. Die Übermittlung in die USA ist durch EU-Standardvertragsklauseln und die Zertifizierung von Cloudflare unter dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

Transaktionale E-Mails (z. B. Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Eingangsbestätigungen für Testanfragen) versenden wir über Amazon Simple Email Service (SES) der Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg, aus der Region Frankfurt am Main (eu-central-1).

Die Schriftart dieser Website liefern wir von unserem eigenen Server aus; beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt. Mit allen genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

4. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokale Speicherung (Sprachauswahl, Ihre Cookie-Entscheidung) auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Analyse- oder Marketing-Tools setzen wir derzeit nicht ein. Einzelheiten zu jedem Eintrag und zum Ändern Ihrer Auswahl finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

5. Kontakt und Testanfrage

Wenn Sie über das Formular „Kostenlos testen“ eine Anfrage senden, verarbeiten wir die dort angegebenen Daten: Name des Salons, Kontakt-E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Ort/Land, Anzahl der Standorte, Ihre Nachricht (freiwillig) sowie die gewählte Sprache.

Zweck ist die Beantwortung Ihrer Anfrage und die Einrichtung eines Testzugangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — vorvertragliche Maßnahmen). Die Anfrage wird in unserer Datenbank in der EU gespeichert und als E-Mail an unser Postfach info@terminy.net weitergeleitet; Sie erhalten eine automatische Eingangsbestätigung.

Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir die Anfrage spätestens 12 Monate nach dem letzten Kontakt. Gleiches gilt für Anfragen, die Sie uns per E-Mail, Telefon oder WhatsApp senden.

6. Salon-Konten, Vertrag und Abrechnung

Für Salons, die die Terminy-Plattform nutzen, verarbeiten wir als Verantwortlicher: Stammdaten des Salons (Name, Anschrift, Standorte), Daten der Administratorkonten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anmeldedaten, Rolle, Anmeldezeitpunkte), Vertrags- und Paketdaten, gebuchte Zusatzfunktionen, Abrechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungen, Zahlungsstatus, Bankverbindung bei Überweisung) sowie Protokolle von Administrator-Aktionen zur Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb und am Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir speichern diese Daten für die Dauer des Vertrags; Rechnungs- und Buchungsbelege darüber hinaus für die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 8 bis 10 Jahre). Nach Beendigung des Vertrags werden das Salon-Konto und alle zugehörigen Kundendaten gelöscht — siehe Datenlöschung.

7. Buchungs- und Kundenkarten-Plattform für Salons (Auftragsverarbeitung)

Salons nutzen Terminy, um Online-Terminbuchungen, digitale Kundenkarten (Treuepunkte, VIP-Stufen, Gutscheine), Check-ins, Erinnerungen und — sofern aktiviert — Chat-Kanäle mit ihren Kundinnen und Kunden zu betreiben. Verantwortlicher für diese Kundendaten ist der jeweilige Salon. Terminy verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ausschließlich nach den Weisungen des Salons.

Verarbeitete Datenkategorien (je nach Nutzung durch den Salon):

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, bevorzugte Sprache, Anmeldemethode
• Buchungsdaten: Termin, Dienstleistung, Mitarbeiterin/Mitarbeiter, Standort, Stornierungen, Nichterscheinen
• Kundenkarte: Treuepunkte, Besuchshistorie, VIP-Stufe, Gutscheine, Geburtstag (für Geburtstagsaktionen)
• Freiwillige Fotos und Texte, wenn der Salon KI-Funktionen wie die Stilberatung oder die Preisschätzung anbietet (siehe KI-Stilberatung und Preisschätzung)
• Umsatz- und Besuchsdaten je Termin, wenn der Salon seine Kassensoftware App TT verbunden hat (siehe Kassensoftware App TT)
• Chat-Nachrichten und Medien über WhatsApp oder Instagram (siehe Meta-Integration und KI-Rezeption)
• Technische Daten (Gerät/Browser, Zeitpunkte), soweit für den Betrieb erforderlich

Technische und organisatorische Maßnahmen: strikte Trennung der Daten je Salon (jeder Salon sieht ausschließlich seine eigenen Daten), serverseitige Zugriffsregeln, verschlüsselte Übertragung (TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand bei Google Cloud, Protokollierung sensibler Vorgänge sowie automatische Prüfungen auf Datenvermischung zwischen Salons.

Speicherdauer: nach Weisung des Salons; spätestens mit der Löschung des Salon-Kontos werden alle zugehörigen Kundendaten gelöscht. Kundinnen und Kunden können die Löschung ihres Kontos beim Salon oder bei uns unter info@terminy.net beantragen (siehe Datenlöschung). Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind unter Empfänger und Unterauftragsverarbeiter aufgeführt.

8. KI-Stilberatung und KI-Preisschätzung (OpenAI)

Salons können in ihrer Kundenkarten-App weitere KI-Funktionen anbieten: eine Stilberatung, bei der Sie freiwillig Fotos Ihrer Nägel und Textnachrichten senden, eine Preisschätzung anhand eines Fotos sowie die maschinelle Übersetzung frei eingegebener Texte (zum Beispiel des Grundes einer Terminabsage) für das Salon-Team.

Eingesetzter Anbieter: OpenAI, L.L.C. (USA) bzw. OpenAI Ireland Ltd. (Irland) als Vertragspartner für die EU („GPT“-Modelle über die OpenAI-API). Übermittelt werden die von Ihnen gesendeten Fotos und Texte sowie die für die jeweilige Funktion erforderlichen Angaben des Salons (zum Beispiel Leistungen und Preise).

Zugang und Rolle von OpenAI: Diese Funktionen laufen in der Regel über einen vom Salon selbst hinterlegten OpenAI-API-Schlüssel; OpenAI ist dann Auftragsverarbeiter des Salons, die Daten werden jedoch über unsere Server in der EU übermittelt. Soweit eine Funktion über unseren eigenen OpenAI-Zugang bereitgestellt wird, ist OpenAI unser Unterauftragsverarbeiter. In beiden Fällen gelten die OpenAI Business Terms einschließlich Data Processing Addendum und EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). OpenAI verwendet über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle und speichert sie in der Regel bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle. Die Verarbeitung erfolgt in den USA.

Rechtsgrundlage und Speicherung: Die Nutzung ist freiwillig und erfolgt auf Ihre Veranlassung; Rechtsgrundlage auf Seiten des Salons ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei uns werden die gesendeten Fotos und Texte in der EU verarbeitet und spätestens mit der Löschung Ihres Kundenkontos gelöscht.

9. Meta-Integration (WhatsApp / Instagram)

Salons können ihr WhatsApp-Business-Konto und/oder ihr Instagram-Konto mit Terminy verbinden, damit Nachrichten ihrer Kundinnen und Kunden in Terminy ankommen und von dort beantwortet werden — durch das Salon-Team oder durch die KI-Rezeption (siehe nächster Abschnitt). Die Verbindung richtet der Salon selbst über die offiziellen Anmeldeverfahren von Meta ein (WhatsApp Embedded Signup bzw. Instagram-Login); Terminy erhält dabei ein auf den Salon beschränktes Zugriffstoken.

Daten, die wir von Meta erhalten: Telefonnummer (WhatsApp) bzw. Instagram-Konto-ID und Benutzername, Profilname, Zeitpunkt, Inhalt der Nachricht (Text), gesendete Bilder und sonstige Medien, Zustellstatus sowie technische Kennungen der Nachricht und des Kontos.

Zweck: Beantwortung von Kundenanfragen, Buchung, Änderung und Absage von Terminen per Chat sowie Zuordnung zur Kundenkarte des Salons. Rechtsgrundlage auf Seiten des Salons ist in der Regel Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung und Erfüllung des Dienstleistungsvertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kundenkommunikation).

Speicherung: Nachrichten und Medien werden in unserer Datenbank bzw. unserem Dateispeicher in der EU gespeichert. Die Zugriffstoken des Salons werden ausschließlich serverseitig in der EU gespeichert und sind von Endgeräten nicht abrufbar. Chat-Nachrichten löschen wir nach 180 Tagen, Medien nach 90 Tagen. Beim Trennen der Verbindung werden die Zugriffstoken sofort gelöscht.

Rolle von Meta: Für WhatsApp wird Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, im Rahmen der WhatsApp Business Platform als Auftragsverarbeiter des Salons tätig (WhatsApp Business Data Processing Terms). Für Instagram-Direktnachrichten ist Meta eigenständiger Verantwortlicher für die Verarbeitung innerhalb der Instagram-Plattform; es gilt die Datenschutzrichtlinie von Meta. Welche Daten WhatsApp bzw. Instagram darüber hinaus über Sie verarbeiten (z. B. Metadaten, Geräteinformationen), bestimmt Meta; hierauf haben weder der Salon noch Terminy Einfluss.

Terminy nutzt die über Meta erhaltenen Daten nicht für eigene Zwecke, nicht für Werbung und gibt sie nicht an Dritte weiter — mit Ausnahme der im Abschnitt KI-Rezeption beschriebenen Verarbeitung durch Anthropic, sofern der Salon die KI-Rezeption aktiviert hat.

10. KI-Rezeption

Salons können die „KI-Rezeption“ aktivieren: Ein KI-Assistent beantwortet dann eingehende Chat-Nachrichten automatisch, nennt Öffnungszeiten und Preise, prüft freie Termine und bucht, verschiebt oder storniert Termine auf Wunsch der Kundin oder des Kunden. Der Assistent gibt sich zu Beginn jeder Unterhaltung als KI zu erkennen. Sie können jederzeit verlangen, mit einer Person des Salons zu sprechen — zum Beispiel, indem Sie dies in der Unterhaltung schreiben; die Unterhaltung wird dann an das Salon-Team übergeben.

Eingesetzter Anbieter: Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA („Claude“-Modelle). An Anthropic übermittelt werden der Inhalt der Unterhaltung (Nachrichtentexte, gegebenenfalls gesendete Bilder), die vom Salon hinterlegten Informationen (Leistungen, Preise, Regeln), der Name der Kundin oder des Kunden sowie die für die Anfrage relevanten Termindaten (freie Zeiten, bestehende Termine). Kontaktdaten wie Telefonnummern werden nur übermittelt, soweit sie für den jeweiligen Vorgang erforderlich sind.

Vertragliche Grundlage und Datenschutz: Wir nutzen Anthropic über die kommerzielle Schnittstelle auf Grundlage der Anthropic Commercial Terms of Service einschließlich Data Processing Addendum und EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Anthropic verwendet die übermittelten Daten nicht zum Training seiner Modelle und löscht Ein- und Ausgaben in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Die Verarbeitung durch Anthropic erfolgt in den USA; eine Verarbeitung außerhalb der EU lässt sich bei diesem Dienst derzeit nicht ausschließen.

Rechtsgrundlage: Die KI-Rezeption wird vom jeweiligen Salon aktiviert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bearbeitung Ihrer Terminanfrage) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Salons an einer schnellen Beantwortung von Anfragen, auch außerhalb der Öffnungszeiten). Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt; Termine werden nur auf Ihren ausdrücklichen Wunsch gebucht und können jederzeit vom Salon-Team korrigiert werden.

Speicherung: Unterhaltungen mit der KI werden wie alle Chat-Nachrichten in der EU gespeichert (siehe Meta-Integration). Der Salon kann aus Unterhaltungen allgemeine Hinweise zu Leistungen oder Regeln in seine Wissensdatenbank übernehmen; personenbezogene Notizen zu einzelnen Kundinnen und Kunden werden nur auf Veranlassung des Salon-Teams gespeichert.

Kosten- und Missbrauchsschutz: Zur Begrenzung von Kosten und Missbrauch erfassen wir je Salon die Anzahl der KI-Anfragen und die verbrauchten Recheneinheiten (Token) — ohne Nachrichteninhalte. Diese Nutzungsdaten bewahren wir zu Abrechnungszwecken auf.

11. Kassen- und Umsatzsoftware App TT (sofern vom Salon verbunden)

Salons können Terminy mit der Kassen- und Umsatzsoftware „App TT“ verbinden, damit Besuche, die über Terminy eingecheckt werden, automatisch in ihrer Umsatzerfassung verbucht werden. Ist die Verbindung aktiv, übermitteln wir je Besuch: den Namen der Kundin oder des Kunden, die erbrachten Leistungen und Beträge, eingelöste Treuepunkte oder Gutscheine, die Währung, die ausführende Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter sowie den Standort. Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Chat-Inhalte werden nicht übermittelt.

App TT läuft in einem eigenen Google-Cloud-Projekt, dessen Server-Funktionen in der Region us-central1 (Iowa, USA) betrieben werden. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt und ist durch die Google Cloud Data Processing Terms, EU-Standardvertragsklauseln sowie die Zertifizierung von Google LLC unter dem EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Verantwortlicher für die Umsatzdaten bleibt der Salon; sie werden in App TT nach dessen Weisung gespeichert, Umsatzbelege für die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

12. Rechtsgrundlagen im Überblick

13. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. gegenüber Behörden) oder Sie eingewilligt haben. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

14. Datenübermittlung in Drittländer

Die Kerninfrastruktur der Terminy-Plattform (Datenbank, Server-Funktionen, Dateispeicher, Anmeldung) liegt in der EU. Übermittlungen in die USA finden statt bei Cloudflare (technische Verbindungsdaten der Salon-Anwendungen), bei Anthropic (KI-Rezeption, nur wenn vom Salon aktiviert), bei OpenAI (KI-Stilberatung und Preisschätzung, nur wenn vom Salon angeboten), bei der Kassensoftware App TT (nur wenn vom Salon verbunden), über das weltweite CDN von Firebase Hosting (statische Inhalte dieser Website) sowie gegebenenfalls bei Meta im Rahmen von WhatsApp und Instagram. Sie sind durch EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) und — soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist — durch das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, Art. 45 DSGVO) abgesichert.

15. Speicherdauer

• Server-Protokolle: in der Regel bis zu 30 Tage
• Testanfragen ohne Vertragsabschluss: bis zu 12 Monate nach dem letzten Kontakt
• Salon-Konten: Vertragslaufzeit; Rechnungs- und Buchungsbelege für die gesetzlichen Fristen (in der Regel 8 bis 10 Jahre)
• Kundendaten der Salons: nach Weisung des Salons, spätestens bis zur Löschung des Salon-Kontos
• Chat-Nachrichten: 180 Tage; Chat-Medien: 90 Tage
• Daten bei Anthropic (KI-Rezeption): in der Regel bis zu 30 Tage
• Daten bei OpenAI (KI-Stilberatung, Preisschätzung): in der Regel bis zu 30 Tage
• Umsatzdaten in der Kassensoftware App TT: nach Weisung des Salons; Umsatzbelege für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
• KI-Nutzungsdaten (Zähler ohne Inhalte): für die Dauer der Abrechnungsfristen

16. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem jeweils Verantwortlichen das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an info@terminy.net — bei Daten, die ein Salon als Verantwortlicher verarbeitet, vorzugsweise an den Salon; wir unterstützen den Salon bei der Erfüllung Ihrer Anfrage. Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere bei der Behörde an Ihrem Wohnort oder am Sitz des Verantwortlichen.

Die Löschung von Chat-Unterhaltungen, Kundenkarten oder ganzen Salon-Konten beschreiben wir Schritt für Schritt unter Datenlöschung.

17. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen: verschlüsselte Übertragung (TLS), serverseitige Zugriffsregeln je Salon, Ausführung sensibler Vorgänge ausschließlich über geprüfte Server-Funktionen, Beschränkung des Zugriffs auf Zugriffstoken und Schlüssel auf die Server-Umgebung sowie regelmäßige automatische Prüfungen der Datentrennung. Unser Angebot richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Plattform, die eingesetzten Dienstleister oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter https://terminy.net/legal/datenschutz; das Datum am Seitenanfang zeigt den Stand der letzten Aktualisierung.