Chính sách bảo mật

1. Tổng quan: Terminy trong hai vai trò

Bên kiểm soát dữ liệu (Điều 4 khoản 7 GDPR): chúng tôi là bên kiểm soát đối với dữ liệu phát sinh trực tiếp tại Terminy — lượt truy cập website này, cookie, yêu cầu qua biểu mẫu dùng thử, tài khoản của chủ salon (tài khoản quản trị) cùng dữ liệu hợp đồng và thanh toán.

Bên xử lý dữ liệu (Điều 28 GDPR): chúng tôi là bên xử lý đối với dữ liệu khách hàng của các salon dùng nền tảng — ví dụ lịch hẹn, thẻ khách hàng số và tin nhắn chat qua WhatsApp hoặc Instagram. Bên kiểm soát các dữ liệu này là salon tương ứng; chúng tôi chỉ xử lý theo chỉ thị của salon với vai trò bên xử lý theo Điều 28 GDPR.

Nếu bạn là khách hàng của một salon, vui lòng liên hệ salon trước khi có câu hỏi về dữ liệu của mình. Bạn cũng luôn có thể liên hệ chúng tôi (info@terminy.net) — chúng tôi sẽ chuyển yêu cầu tới salon và hỗ trợ thực hiện.

2. Bên kiểm soát dữ liệu

Công ty

Terminy

Yêu cầu về dữ liệu

info@terminy.net

Liên hệ chung

info@terminy.net

Thông tin đầy đủ về công ty có trong Impressum.

3. Lưu trữ và hạ tầng

Website và nền tảng chạy trên Google Cloud / Firebase. Đối tác hợp đồng là Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland. Chúng tôi chủ động chọn nơi lưu trữ trong Liên minh châu Âu:

• Cơ sở dữ liệu (Cloud Firestore): đa vùng châu Âu (eur3)
• Hàm máy chủ (Cloud Functions): Frankfurt am Main (europe-west3)
• Lưu trữ tệp (Cloud Storage): vùng châu Âu
• Kết xuất website phía máy chủ (Cloud Run): Bỉ (europe-west1); nội dung tĩnh được phân phối qua mạng phân phối nội dung (CDN) toàn cầu của Firebase Hosting
• Đăng nhập và quản lý người dùng (Google Cloud Identity Platform / Firebase Authentication)

Khi truy cập website, các dữ liệu kỹ thuật cần thiết (địa chỉ IP, thời điểm, trang được mở, loại trình duyệt) được xử lý trong nhật ký máy chủ để phân phối trang và bảo đảm an toàn (Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR). Nhật ký này thường được xoá chậm nhất sau 30 ngày và không được ghép với dữ liệu khác.

Cloudflare, Inc., 101 Townsend Street, San Francisco, CA 94107, Hoa Kỳ, cung cấp phân giải DNS cho terminy.net và đóng vai trò mạng phân phối nội dung (CDN) kiêm lớp chống tấn công cho các ứng dụng salon dưới tên miền phụ của terminy.net và dưới tên miền riêng của salon; bản thân website này không được phân phối qua Cloudflare. Khi truy cập các ứng dụng salon, Cloudflare xử lý địa chỉ IP và dữ liệu kết nối kỹ thuật. Việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ được bảo đảm bằng Điều khoản hợp đồng chuẩn của EU và chứng nhận EU-US Data Privacy Framework của Cloudflare.

E-mail giao dịch (ví dụ xác nhận đặt lịch, nhắc lịch, xác nhận đã nhận yêu cầu dùng thử) được gửi qua Amazon Simple Email Service (SES) của Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxembourg, từ vùng Frankfurt am Main (eu-central-1).

Phông chữ của website được phân phối từ máy chủ của chúng tôi; khi mở trang không có kết nối nào tới Google Fonts. Với tất cả nhà cung cấp nêu trên đều có hợp đồng xử lý dữ liệu theo Điều 28 GDPR.

4. Cookie và lưu trữ cục bộ

Website này chỉ dùng cookie / lưu trữ cục bộ cần thiết về kỹ thuật (lựa chọn ngôn ngữ, lựa chọn cookie của bạn) trên cơ sở § 25 khoản 2 số 2 TDDDG và Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR. Hiện chúng tôi không dùng công cụ phân tích hay marketing nào. Chi tiết từng mục và cách đổi lựa chọn có trong Chính sách Cookie.

5. Liên hệ và yêu cầu dùng thử

Khi bạn gửi yêu cầu qua biểu mẫu „Dùng thử miễn phí“, chúng tôi xử lý các dữ liệu bạn nhập: tên salon, e-mail liên hệ, số điện thoại (tuỳ chọn), thành phố/quốc gia, số chi nhánh, lời nhắn (tuỳ chọn) và ngôn ngữ bạn chọn.

Mục đích là trả lời yêu cầu và thiết lập tài khoản dùng thử (Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR — biện pháp tiền hợp đồng). Yêu cầu được lưu trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi tại EU và chuyển dưới dạng e-mail tới hộp thư info@terminy.net; bạn nhận được e-mail xác nhận tự động.

Nếu không ký hợp đồng, chúng tôi xoá yêu cầu chậm nhất 12 tháng sau lần liên hệ cuối. Điều này cũng áp dụng cho yêu cầu gửi qua e-mail, điện thoại hoặc WhatsApp.

6. Tài khoản salon, hợp đồng và thanh toán

Với các salon dùng nền tảng Terminy, chúng tôi xử lý với vai trò bên kiểm soát: dữ liệu cơ bản của salon (tên, địa chỉ, chi nhánh), dữ liệu tài khoản quản trị (tên, e-mail, số điện thoại, thông tin đăng nhập, vai trò, thời điểm đăng nhập), dữ liệu hợp đồng và gói dịch vụ, tính năng bổ sung đã đăng ký, dữ liệu thanh toán (hoá đơn, trạng thái thanh toán, thông tin ngân hàng khi chuyển khoản) cùng nhật ký thao tác quản trị để bảo đảm an toàn và truy vết.

Cơ sở pháp lý là thực hiện hợp đồng (Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR), nghĩa vụ lưu trữ theo luật (Điều 6 khoản 1 điểm c GDPR) và lợi ích chính đáng của chúng tôi trong vận hành an toàn và chống lạm dụng (Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR).

Chúng tôi lưu các dữ liệu này trong thời hạn hợp đồng; chứng từ hoá đơn và kế toán được lưu thêm theo thời hạn luật thương mại và thuế quy định (thường 8 đến 10 năm). Sau khi chấm dứt hợp đồng, tài khoản salon và toàn bộ dữ liệu khách hàng liên quan sẽ bị xoá — xem Xoá dữ liệu.

7. Nền tảng đặt lịch và thẻ khách hàng cho salon (xử lý thay mặt)

Salon dùng Terminy để vận hành đặt lịch trực tuyến, thẻ khách hàng số (điểm thưởng, hạng VIP, voucher), check-in, nhắc lịch và — nếu bật — các kênh chat với khách hàng. Bên kiểm soát các dữ liệu khách hàng này là salon tương ứng. Terminy xử lý dữ liệu với vai trò bên xử lý (Điều 28 GDPR), chỉ theo chỉ thị của salon.

Các loại dữ liệu được xử lý (tuỳ cách salon sử dụng):

• Dữ liệu cơ bản: tên, e-mail, số điện thoại, ngôn ngữ ưa thích, phương thức đăng nhập
• Dữ liệu lịch hẹn: thời gian, dịch vụ, nhân viên, chi nhánh, huỷ lịch, không đến
• Thẻ khách hàng: điểm thưởng, lịch sử ghé tiệm, hạng VIP, voucher, ngày sinh (cho ưu đãi sinh nhật)
• Ảnh và nội dung tự nguyện khi salon cung cấp tính năng AI như tư vấn mẫu hoặc ước tính giá (xem Tư vấn mẫu và ước tính giá bằng AI)
• Dữ liệu doanh thu và lượt ghé tiệm theo từng lịch hẹn khi salon đã kết nối phần mềm thu ngân App TT (xem Phần mềm thu ngân App TT)
• Tin nhắn và tệp phương tiện qua WhatsApp hoặc Instagram (xem Tích hợp Meta và Lễ tân AI)
• Dữ liệu kỹ thuật (thiết bị/trình duyệt, thời điểm) trong phạm vi cần cho vận hành

Biện pháp kỹ thuật và tổ chức: tách biệt nghiêm ngặt dữ liệu từng salon (mỗi salon chỉ thấy dữ liệu của mình), quy tắc truy cập phía máy chủ, truyền tải mã hoá (TLS), mã hoá khi lưu trữ tại Google Cloud, ghi nhật ký các thao tác nhạy cảm và kiểm tra tự động chống lẫn dữ liệu giữa các salon.

Thời hạn lưu: theo chỉ thị của salon; chậm nhất khi tài khoản salon bị xoá, toàn bộ dữ liệu khách hàng liên quan sẽ bị xoá. Khách hàng có thể yêu cầu xoá tài khoản với salon hoặc với chúng tôi qua info@terminy.net (xem Xoá dữ liệu). Các bên xử lý phụ được liệt kê tại Bên nhận và bên xử lý phụ.

8. Tư vấn mẫu và ước tính giá bằng AI (OpenAI)

Salon có thể cung cấp thêm các tính năng AI trong ứng dụng thẻ khách hàng: tư vấn mẫu, trong đó bạn tự nguyện gửi ảnh móng và tin nhắn văn bản; ước tính giá dựa trên ảnh; và dịch tự động các nội dung nhập tự do (ví dụ lý do huỷ lịch) cho đội ngũ salon.

Nhà cung cấp sử dụng: OpenAI, L.L.C. (Hoa Kỳ) hoặc OpenAI Ireland Ltd. (Ireland) với tư cách đối tác hợp đồng cho EU (các mô hình „GPT“ qua OpenAI API). Dữ liệu được gửi gồm ảnh và văn bản bạn gửi cùng các thông tin của salon cần cho tính năng đó (ví dụ dịch vụ và giá).

Quyền truy cập và vai trò của OpenAI: các tính năng này thường chạy qua khoá API OpenAI do chính salon cung cấp; khi đó OpenAI là bên xử lý thay cho salon, nhưng dữ liệu vẫn được truyền qua máy chủ của chúng tôi tại EU. Nếu một tính năng được cung cấp qua tài khoản OpenAI của chính chúng tôi thì OpenAI là bên xử lý phụ của chúng tôi. Trong cả hai trường hợp đều áp dụng OpenAI Business Terms kèm Data Processing Addendum và Điều khoản hợp đồng chuẩn của EU (Điều 46 khoản 2 điểm c GDPR). OpenAI không dùng dữ liệu gửi qua API để huấn luyện mô hình và thường lưu tối đa 30 ngày để kiểm soát lạm dụng. Việc xử lý diễn ra tại Hoa Kỳ.

Cơ sở pháp lý và lưu trữ: việc sử dụng là tự nguyện và theo yêu cầu của bạn; cơ sở pháp lý về phía salon là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR. Tại Terminy, ảnh và văn bản bạn gửi được xử lý tại EU và bị xoá chậm nhất khi tài khoản khách hàng của bạn bị xoá.

9. Tích hợp Meta (WhatsApp / Instagram)

Salon có thể kết nối tài khoản WhatsApp Business và/hoặc tài khoản Instagram với Terminy để tin nhắn của khách hàng đến Terminy và được trả lời từ đó — bởi đội ngũ salon hoặc bởi lễ tân AI (xem mục tiếp theo). Salon tự thiết lập kết nối qua quy trình đăng nhập chính thức của Meta (WhatsApp Embedded Signup hoặc Instagram Login); Terminy nhận một mã truy cập (token) giới hạn trong phạm vi salon đó.

Dữ liệu chúng tôi nhận từ Meta: số điện thoại (WhatsApp) hoặc ID và tên tài khoản Instagram, tên hồ sơ, thời điểm, nội dung tin nhắn (văn bản), ảnh và tệp phương tiện gửi kèm, trạng thái gửi cùng các mã định danh kỹ thuật của tin nhắn và tài khoản.

Mục đích: trả lời câu hỏi của khách, đặt, đổi và huỷ lịch qua chat, và gắn với thẻ khách hàng của salon. Cơ sở pháp lý về phía salon thường là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR (chuẩn bị và thực hiện hợp đồng dịch vụ) hoặc Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR (giao tiếp với khách hàng).

Lưu trữ: tin nhắn và tệp phương tiện được lưu trong cơ sở dữ liệu / kho tệp của chúng tôi tại EU. Mã truy cập của salon chỉ được lưu phía máy chủ tại EU và thiết bị đầu cuối không thể đọc được. Chúng tôi xoá tin nhắn chat sau 180 ngày và tệp phương tiện sau 90 ngày. Khi ngắt kết nối, mã truy cập bị xoá ngay lập tức.

Vai trò của Meta: với WhatsApp, Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Ireland, hoạt động như bên xử lý thay cho salon trong khuôn khổ WhatsApp Business Platform (WhatsApp Business Data Processing Terms). Với tin nhắn trực tiếp Instagram, Meta là bên kiểm soát độc lập đối với việc xử lý bên trong nền tảng Instagram; áp dụng Chính sách quyền riêng tư của Meta. Những dữ liệu khác mà WhatsApp hay Instagram xử lý về bạn (ví dụ siêu dữ liệu, thông tin thiết bị) do Meta quyết định; salon và Terminy không có ảnh hưởng.

Terminy không dùng dữ liệu nhận từ Meta cho mục đích riêng, không dùng cho quảng cáo và không chuyển cho bên thứ ba — ngoại trừ việc xử lý bởi Anthropic mô tả ở mục Lễ tân AI, khi salon đã bật lễ tân AI.

10. Lễ tân AI

Salon có thể bật „Lễ tân AI“: một trợ lý AI sẽ tự động trả lời tin nhắn chat đến, cung cấp giờ mở cửa và giá, kiểm tra giờ trống và đặt, đổi hoặc huỷ lịch theo yêu cầu của khách. Trợ lý tự giới thiệu là AI ngay đầu mỗi cuộc trò chuyện. Bạn có thể yêu cầu nói chuyện với người thật của salon bất cứ lúc nào — ví dụ bằng cách viết điều đó trong cuộc trò chuyện; cuộc trò chuyện sẽ được chuyển cho đội ngũ salon.

Nhà cung cấp sử dụng: Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, Hoa Kỳ (các mô hình „Claude“). Dữ liệu gửi tới Anthropic gồm nội dung cuộc trò chuyện (văn bản tin nhắn, ảnh gửi kèm nếu có), thông tin do salon cung cấp (dịch vụ, giá, quy định), tên khách hàng và dữ liệu lịch hẹn liên quan tới yêu cầu (giờ trống, lịch hẹn hiện có). Thông tin liên hệ như số điện thoại chỉ được gửi khi cần thiết cho thao tác đó.

Cơ sở hợp đồng và bảo vệ dữ liệu: chúng tôi dùng Anthropic qua giao diện thương mại trên cơ sở Anthropic Commercial Terms of Service, bao gồm Data Processing Addendum và Điều khoản hợp đồng chuẩn của EU (Điều 46 khoản 2 điểm c GDPR). Anthropic không dùng dữ liệu được gửi để huấn luyện mô hình và thường xoá dữ liệu đầu vào/đầu ra trong vòng 30 ngày. Việc xử lý của Anthropic diễn ra tại Hoa Kỳ; với dịch vụ này hiện không thể loại trừ việc xử lý ngoài EU.

Cơ sở pháp lý: lễ tân AI do salon tương ứng bật. Cơ sở pháp lý là Điều 6 khoản 1 điểm b GDPR (xử lý yêu cầu đặt lịch của bạn) và Điều 6 khoản 1 điểm f GDPR (lợi ích chính đáng của salon trong việc trả lời nhanh, kể cả ngoài giờ mở cửa). Không có quyết định tự động nào có hiệu lực pháp lý theo Điều 22 GDPR; lịch hẹn chỉ được đặt theo yêu cầu rõ ràng của bạn và đội ngũ salon có thể chỉnh sửa bất cứ lúc nào.

Lưu trữ: cuộc trò chuyện với AI được lưu tại EU như mọi tin nhắn chat (xem Tích hợp Meta). Salon có thể đưa các thông tin chung về dịch vụ hoặc quy định rút ra từ cuộc trò chuyện vào kho kiến thức của mình; ghi chú cá nhân về từng khách hàng chỉ được lưu khi đội ngũ salon chủ động thực hiện.

Kiểm soát chi phí và lạm dụng: để giới hạn chi phí và chống lạm dụng, chúng tôi ghi nhận theo từng salon số lượt yêu cầu AI và lượng đơn vị tính toán (token) đã dùng — không kèm nội dung tin nhắn. Dữ liệu sử dụng này được lưu cho mục đích thanh toán.

11. Phần mềm thu ngân và doanh thu App TT (khi salon đã kết nối)

Salon có thể kết nối Terminy với phần mềm thu ngân và doanh thu „App TT“ để các lượt ghé tiệm được check-in qua Terminy tự động ghi vào sổ doanh thu của salon. Khi kết nối đang bật, với mỗi lượt ghé tiệm chúng tôi gửi: tên khách hàng, dịch vụ đã thực hiện và số tiền, điểm thưởng hoặc voucher đã dùng, loại tiền tệ, nhân viên thực hiện và chi nhánh. Số điện thoại, e-mail và nội dung chat không được gửi.

App TT chạy trong một dự án Google Cloud riêng, với các hàm máy chủ đặt tại vùng us-central1 (Iowa, Hoa Kỳ). Việc truyền dữ liệu được mã hoá và được bảo đảm bằng Google Cloud Data Processing Terms, Điều khoản hợp đồng chuẩn của EU và chứng nhận EU-US Data Privacy Framework của Google LLC. Salon vẫn là bên kiểm soát dữ liệu doanh thu; dữ liệu được lưu trong App TT theo chỉ thị của salon, chứng từ doanh thu được giữ theo thời hạn lưu trữ của luật thương mại và thuế.

12. Tổng hợp cơ sở pháp lý

13. Bên nhận và bên xử lý phụ

Ngoài ra, chúng tôi chỉ chuyển dữ liệu cá nhân khi pháp luật bắt buộc (ví dụ cho cơ quan nhà nước) hoặc khi bạn đã đồng ý. Không có việc chuyển dữ liệu cho mục đích quảng cáo.

14. Chuyển dữ liệu ra ngoài EU

Hạ tầng lõi của nền tảng Terminy (cơ sở dữ liệu, hàm máy chủ, kho tệp, đăng nhập) đặt tại EU. Việc chuyển dữ liệu sang Hoa Kỳ xảy ra với Cloudflare (dữ liệu kết nối kỹ thuật của các ứng dụng salon), Anthropic (lễ tân AI, chỉ khi salon bật), OpenAI (tư vấn mẫu và ước tính giá bằng AI, chỉ khi salon cung cấp), phần mềm thu ngân App TT (chỉ khi salon kết nối), qua CDN toàn cầu của Firebase Hosting (nội dung tĩnh của website này) và có thể với Meta trong khuôn khổ WhatsApp và Instagram. Các chuyển giao này được bảo đảm bằng Điều khoản hợp đồng chuẩn của EU (Điều 46 khoản 2 điểm c GDPR) và — nếu nhà cung cấp có chứng nhận — bằng EU-US Data Privacy Framework (quyết định về tính đầy đủ của Uỷ ban châu Âu, Điều 45 GDPR).

15. Thời hạn lưu trữ

• Nhật ký máy chủ: thường tối đa 30 ngày
• Yêu cầu dùng thử không dẫn tới hợp đồng: tối đa 12 tháng sau lần liên hệ cuối
• Tài khoản salon: thời hạn hợp đồng; chứng từ hoá đơn và kế toán theo thời hạn luật định (thường 8 đến 10 năm)
• Dữ liệu khách hàng của salon: theo chỉ thị của salon, chậm nhất tới khi tài khoản salon bị xoá
• Tin nhắn chat: 180 ngày; tệp phương tiện chat: 90 ngày
• Dữ liệu tại Anthropic (lễ tân AI): thường tối đa 30 ngày
• Dữ liệu tại OpenAI (tư vấn mẫu, ước tính giá bằng AI): thường tối đa 30 ngày
• Dữ liệu doanh thu trong phần mềm thu ngân App TT: theo chỉ thị của salon; chứng từ doanh thu theo thời hạn lưu trữ luật định
• Dữ liệu sử dụng AI (bộ đếm không kèm nội dung): trong thời hạn lưu chứng từ thanh toán

16. Quyền của bạn

Đối với bên kiểm soát tương ứng, bạn có quyền:

• Được biết thông tin về dữ liệu lưu trữ về bạn (Điều 15 GDPR)
• Yêu cầu sửa dữ liệu sai (Điều 16 GDPR)
• Yêu cầu xoá dữ liệu (Điều 17 GDPR)
• Yêu cầu hạn chế xử lý (Điều 18 GDPR)
• Chuyển dữ liệu (Điều 20 GDPR)
• Phản đối việc xử lý dựa trên lợi ích chính đáng (Điều 21 GDPR)
• Rút lại sự đồng ý đã cho với hiệu lực về sau (Điều 7 khoản 3 GDPR)

Để thực hiện các quyền này, hãy liên hệ info@terminy.net — với dữ liệu do salon kiểm soát, nên liên hệ salon trước; chúng tôi hỗ trợ salon đáp ứng yêu cầu của bạn. Bạn cũng có quyền khiếu nại lên cơ quan giám sát bảo vệ dữ liệu (Điều 77 GDPR), đặc biệt là cơ quan tại nơi bạn cư trú hoặc tại trụ sở của bên kiểm soát.

Cách xoá cuộc trò chuyện chat, thẻ khách hàng hoặc toàn bộ tài khoản salon được mô tả từng bước tại Xoá dữ liệu.

17. An toàn dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi mất mát, thao túng và truy cập trái phép: truyền tải mã hoá (TLS), quy tắc truy cập phía máy chủ theo từng salon, thực hiện các thao tác nhạy cảm chỉ qua hàm máy chủ đã kiểm định, giới hạn quyền truy cập mã truy cập và khoá trong môi trường máy chủ, cùng kiểm tra tự động định kỳ việc tách biệt dữ liệu. Dịch vụ của chúng tôi không hướng tới trẻ em dưới 16 tuổi.

18. Thay đổi chính sách bảo mật này

Chúng tôi điều chỉnh chính sách này khi nền tảng, các nhà cung cấp dịch vụ hoặc quy định pháp luật thay đổi. Bản mới nhất luôn có tại https://terminy.net/legal/datenschutz; ngày ở đầu trang cho biết lần cập nhật gần nhất.